Zamknięcie roku obrotowego w fundacji rodzinnej – obowiązki, terminy i procedura złożenia sprawozdania.

¹

Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej (t. j. Dz. U. z 2023, poz. 326; zwana dalej: „Ustawą o F.R.”) wprowadzona do polskiego porządku prawnego z dniem 22 maja 2023 r. stworzyła nowy typ osoby prawnej, przeznaczonej do realizacji celów sukcesyjnych i ochrony majątku rodzinnego. Mimo że fundacja rodzinna nie jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w klasycznym rozumieniu, ciążą na niej pełne obowiązki rachunkowe i sprawozdawcze, analogiczne do tych przewidzianych dla spółek kapitałowych. Zamknięcie roku obrotowego to zatem jedno z kluczowych wyzwań organizacyjnych i prawnych dla każdej fundacji rodzinnej, szczególnie po pierwszym roku jej działalności.

Spis treści:

1. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
2. Kolejność czynności po zakończeniu roku obrotowego.
3. Fundacja rodzinna a spółka z o.o. – kluczowe różnice w sprawozdawczości.
4. Złożenie sprawozdania do Rejestru Fundacji Rodzinnych – tryb i procedura.
5. Złożenie sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej.
6. Obowiązki podatkowe po zamknięciu roku obrotowego.
7. Podsumowanie.

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Fundacja rodzinna jako osoba prawna, podlega przepisom ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023, poz. 120 ze zm.; zwaną dalej: „Ustawą o rachunkowości”). Wynika to wprost z art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy o rachunkowości, który nakazuje stosowanie ustawy do wszystkich podmiotów mających osobowość prawną, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego. Fundacja prowadzi zatem pełne księgi rachunkowe według zasady podwójnego zapisu, sporządza bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.

Kolejność czynności po zakończeniu roku obrotowego.

Zamknięcie roku obrotowego w fundacji rodzinnej to wieloetapowy, sformalizowany proces. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 Ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, który w większości przypadków przypada na 31 grudnia. Następnie, stosownie do art. 52 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, zarząd zobowiązany jest do sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a więc, zazwyczaj, do 31 marca roku następnego. Sprawozdanie podpisują, co do zasady, wszyscy członkowie zarządu (art. 52 ust. 2 Ustawy o rachunkowości), a odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia. 

Kolejnym krokiem jest ewentualne badanie przez biegłego rewidenta. Obowiązek taki powstaje na podstawie art. 64 ust. 1 pkt 4 Ustawy o rachunkowości, jeśli w dwóch kolejnych latach zostały spełnione co najmniej dwa z następujących warunków:

1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej stanowiła równowartość co najmniej 3.125.000 EUR;
3. przychody netto ze sprzedaży stanowiły równowartość co najmniej 6.250.000 EUR. 

Z uwagi na to, że fundacja rodzinna często pełni rolę jednostki dominującej, ocena przekroczenia progów, o których mowa w ww. przepisie powinna następować na poziomie grupy kapitałowej, o ile fundacja posiada operacyjne spółki zależne. Zgodnie z brzmieniem art. 55 Ustawy o rachunkowości w takim przypadku sporządza się skonsolidowane sprawozdanie finansowe, obejmujące dane całej grupy tak, jak gdyby stanowiła ona jeden podmiot.

Następnie zgromadzenie beneficjentów podejmuje uchwały w trybie art. 53 ust. 1 Ustawy o rachunkowości zatwierdza sprawozdanie finansowe w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (zazwyczaj będzie to 30 czerwca) oraz podejmuje uchwałę w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty, a także udziela absolutorium członkom zarządu i rady nadzorczej (art. 72 Ustawy o F.R.).

Fundacja rodzinna a spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – kluczowe różnice w sprawozdawczości.

Choć oba przywołane rodzaje osób prawnych prowadzą pełne księgi rachunkowe i podlegają Ustawie o rachunkowości, między zamknięciem roku obrotowego w spółce z o.o. a w fundacji rodzinnej zachodzą istotne różnice proceduralne i instytucjonalne.

Element	Spółka z o.o.	Fundacja rodzinna
Rejestr	KRS	Rejestr Fundacji Rodzinnych
Zatwierdzenie sprawozdania	Zwyczajne zgromadzenie wspólników	Zgromadzenie beneficjentów
Forma złożenia do rejestru	Wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem e-KRS	Papierowo na formularzu RFR-Z30 i RFR-ZN (podlega opłacie 250 zł)
Złożenie do KAS	Automatycznie przez KRS	Odrębnie, elektronicznie przez e-Sprawozdania Finansowe
Termin złożenia	15 dni od zatwierdzenia	15 dni od zatwierdzenia

Złożenie sprawozdania do Rejestru Fundacji Rodzinnych – tryb i procedura.

To właśnie forma złożenia sprawozdania do rejestru sądowego stanowi jedną z największych różnic praktycznych w sprawozdawczości między spółką z o.o. a fundacją rodzinną. O ile spółki z o.o. od 1 października 2018 r. składają sprawozdania wyłącznie za pośrednictwem systemu e-KRS w formie elektronicznej, o tyle fundacja rodzinna składa dokumenty tradycyjnie – papierowo, do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, który prowadzi Rejestr Fundacji Rodzinnych na mocy art. 4 ust. 2 Ustawy o F.R.

Procedura złożenia dokumentów obejmuje:

• wypełnienie formularza RFR-Z30 (Wniosek o zmianę danych w rejestrze fundacji rodzinnych – sprawozdania finansowe i inne dokumenty) wraz z załącznikiem RFR-ZN,
• dołączenie wydrukowanego sprawozdania finansowego w formie papierowej, obejmującego bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową;
• załączenie elektronicznej wersji sprawozdania na nośniku zewnętrznym (płyta CD lub pendrive) w formacie XML,
• dołączenie protokołu z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów, podczas którego zostały podjęte uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty, udzieleniu absolutorium członkom zarządu fundacji z wykonywania przez nich obowiązków w danym roku obrotowym oraz w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy;
• sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta, w przypadku, gdy fundacja podlega temu obowiązkowi.
• dowód uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł;
• jeśli dokumenty składa pełnomocnik, niezbędne będzie załączenie pełnomocnictwa wraz z opłatą skarbowa w wysokości 17 zł.

Termin złożenia wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania przez zgromadzenie beneficjentów (art. 69 ust. 1 Ustawy o rachunkowości). Niezłożenie sprawozdania w terminie może skutkować grzywną nakładaną przez sąd rejestrowy w trybie przepisów o postępowaniu nieprocesowym.

Złożenie sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej.

Niezależnie od obowiązku rejestrowego, fundacja rodzinna zobowiązana jest do przesłania zatwierdzonego sprawozdania finansowego do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Ponieważ – odmiennie od spółki z o.o. – nie figuruje w rejestrze przedsiębiorców KRS, co skutkuje brakiem automatycznej wymiany danych między rejestrem sądowym a organami skarbowymi. Sprawozdanie należy zatem przesłać samodzielnie, w formie elektronicznej (plik XML), korzystając z dedykowanej aplikacji Ministerstwa Finansów – e-Sprawozdania (zakładka „Wyślij sprawozdanie”), podpisując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Obowiązki podatkowe po zamknięciu roku obrotowego

Obok obowiązków rachunkowych, zamknięcie roku obrotowego wiąże się z koniecznością złożenia deklaracji podatkowych, których podstawa prawna wynika z ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.; zwanej dalej: „Ustawą o CIT”) w brzmieniu zmienionym przez przepisy Ustawy o F.R.:

• CIT-8FR – deklaracja o wysokości osiągniętego dochodu, w tym świadczeń opodatkowanych, składana do końca trzeciego miesiąca roku następnego – w większości przypadków będzie to 31 marca (art. 24s Ustawy o CIT);
• PIT-8AR – informacja o zryczałtowanym podatku dochodowym pobranym od świadczeń dla beneficjentów spoza grupy zerowej, składana do końca stycznia (art. 42 ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 163).

Jeśli fundacja rodzinna uzyskuje dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych lub prowadzi działalność niedozwoloną, wykraczającą poza ustawowy zakres art. 5 Ustawy o F.R., zgodnie z art. 27 ust. 1da Ustawy o CIT zobowiązana będzie do złożenia:

• CIT-8 – standardowa deklaracja CIT, składana do końca marca, również w przypadku, gdy fundacja rodzinna;
• CIT/F – załącznik do CIT-8FR, obejmujący przychody z działalności wykraczającej poza dozwolony katalog z art. 5 Ustawy o F.R.;

Podsumowanie

Zamknięcie roku obrotowego w fundacji rodzinnej to proces wieloetapowy, łączący elementy rachunkowości, prawa podatkowego i procedur korporacyjnych właściwych temu nowemu typowi osoby prawnej. Obejmuje on obowiązki zarówno wobec Rejestru Fundacji Rodzinnych, jak i organów skarbowych, co w odróżnieniu od prostszej ścieżki przewidzianej dla spółki z o.o. czyni go bardziej wymagającym. Prawidłowe przeprowadzenie całego procesu wymaga kompleksowego wsparcia prawnego i księgowego, warunkując tym samym bezpieczeństwo prawne fundacji i jej organów.

1. https://www.freepik.com ↩︎